E-Mails sind ein fester Bestandteil unseres Alltags geworden. Umso wichtiger ist es, dass man dieses Instrument gekonnt einsetzt. E-Mails können vieles vereinfachen und Abläufe beschleunigen, werden sie jedoch ohne klare Regeln eingesetzt, erzeugen sie oft Stress, Missverständnisse und schlimmstenfalls Disharmonie.
Hier sind sieben einfache Regeln, die wir in unseren Unternehmer-Trainings vermitteln und die, bei richtiger Anwendung, die Produktivität in jeder Organisation verbessern.
- Jedes E-Mail hat ein klares Ziel
Bevor man ein E-Mail schreibt, muss man sich klar sein, was das Ziel ist. Gibt man dies gleich zu Beginn des E-Mails bekannt, weiss der Leser, was der Absender von ihm erwartet. Fügt man zum Schluss eine klare Handlungsanweisung inklusive einem Wunschtermin bei, hilft man dem Empfänger, seine Arbeit gleich auf Anhieb gut zu machen.Motto: clarity is power!
- Telefon vor E-Mail
Auch wenn viele Leute telefonisch schlecht zu erreichen sind, so lohnt es sich, zum Telefon zu greifen, wenn man eine Aufgabe gleich auf Anhieb richtig lösen will. Das Telefon bietet die Möglichkeit zu überprüfen, ob man richtig verstanden worden ist und erlaubt es, durch mehrmaliges Nachfragen sicherzustellen, dass eine Aufgabe beim ersten Mal optimal gelöst wird.Motto: first time right!
- Nur ein Thema pro E-Mail
Weil viele Leute unter Druck sind, versuchen sie soviel wie möglich auf einmal zu erledigen. Das heisst, sie packen gleich alles, was ihnen in den Sinn kommt, in ein E-Mail. Meist sind die Inhalte weder in einer logischen Abfolge, noch haben sonst irgendetwas miteinander zu tun. Wer sicherstellen will, dass sein Anliegen gelesen, verstanden und wie gewünscht bearbeitet wird, beherzigt diese Regel – ohne Ausnahme.Motto: Kiss – keep it simple stupid!
- Erfolgreiche E-Mails sind kurz
Wer will, dass alle Informationen in seinen E-Mails gelesen, verstanden und bearbeitet werden, schreibt kurze E-Mails. Sobald man bei einem E-Mail nach unten scrollen muss, ist es zu lang. Wer das Thema, das Ziel und das gewünschte Verhalten des Lesers kennt, bringt die Dinge auf den Punkt und bleibt kurz.Motto: Think, then write!
- Keine Vermischung von Themen
Viele Leute antworten auf E-Mails zu einem bestimmten Thema, indem sie ein neues Thema aufbringen. Sie tun dies unter anderem aus Bequemlichkeit oder aufgrund mangelnder Konzentration. Damit zeigt man sich von seiner schlechtesten Seite und das Schlimmste: das kann zu rechtlichen Konsequenzen führen und ein Unternehmen teuer zu stehen kommen. Denn selbst wenn man die Archivierungspflicht einhält, kann es vorkommen, dass man relevante E-Mails so nicht mehr findet.Motto: mixing is for cocktails, not emails!
- E-Mails sind öffentlich
Denke immer daran, dass alles, was du per E-Mail verbreitest von”jedem” gelesen werden kann. Emotionale Äusserungen, Schuldzuweisungen, persönliche Angriffe usw. haben in E-Mails nicht zu suchen. Wenn es Probleme gibt, bespricht man das persönlich und löst sie gemeinsam.Motto: Don’t fire and forget, you may regret!
- Schreib immer freundlich und verständnisvoll
Wer E-Mails schreibt, sollte sich immer bewusst sein, dass niemand auf seine E-Mail gewartet hat, selbst dann nicht, wenn man Informationen angefordert hat. Darum ist es wichtig, dass man als Erstes wertschätzt, dass der Leser einem seine wertvolle Zeit schenkt. Dies macht er dann am liebsten, wenn man freundlich und zuvorkommend ist. Schau einmal dein eigene Inbox an, in der Regel ist sie nichts anderes als die Agenda anderer Menschen. Die meisten wollen etwas und zwar schnell. Darum sei auch bewusst verständnisvoll, wenn du Termine vorschlägst oder einforderst. Empfänger schreiben immer zuerst denjenigen, die sie zuvorkommend behandeln.Motto: Be nice and patient!
Diese Aufzählung ist bei weitem nicht vollständig, aber wenn du diese sieben Tipps befolgst, unterscheidest du dich bereits von 99% der E-Mail-Schreiber. Wir werden das Thema “E-Mail” schon bald wieder aufgreifen und weitere wertvolle Hinweise geben, wie du mit gut geschriebenen E-Mails Punkte sammeln kannst.
